Das Business Keeper Monitoring System (BKMS® System)

Das Business Keeper Monitoring System (BKMS® System)

"Der Begriff 'Whistleblowing' hat – aus den USA kommend – inzwischen auch Einzug in Europa gehalten. Der Begriff des 'Hinweisgebers' kommt in Deutschland nur sehr zögerlich auf. Dem Whistleblower kommt hierzulande das Stigma des Denunzianten zu. Dabei bedeutet Whistleblowing, dass Beschäftigte sich aus uneigennützigen Motiven gegen in ihrem Arbeitsumfeld beobachtete Fälle von Korruption oder ungesetzlichen, unlauteren oder ethisch zweifelhaften Praktiken wenden und Hinweise geben." (Transparency International Deutschland e.V.)

Themenschwerpunkte: Kommunikation, Korruption, Transparenz, Whistleblowing

 

Korruptionsvermeidung mithilfe eines Hinweisgebersystems

Hintergrund

Korruption verursacht jährlich einen ökonomischen Schaden von bis zu vier Billionen US-Dollar. Die Dunkelziffer und der gesellschaftliche Schaden sind noch viel größer. Die Korruptionsaffäre bei Siemens vor rund zehn Jahren verursachte beispielsweise einen Schaden von über zwei Milliarden Euro.

Skandale wie diese veranlassen immer mehr Unternehmen, klare Antikorruptionsregeln festzulegen und Maßnahmen auf den Weg zu bringen, um ihre gesellschaftliche Akzeptanz oder ihre "licence to operate" sicherzustellen. Hierzu richten sowohl multinationale als auch immer mehr mittelständische Unternehmen – nicht nur Mitglieder des Global Compact, die das zehnte Prinzip der Korruptionsprävention befolgen – Compliance Management Systeme ein.

Ein effektives Instrument, um potenzielle Verstöße frühzeitig aufzudecken und aufzuklären, sind Whistleblowing- bzw. Hinweisgebersysteme. Laut einem 2016 veröffentlichten Bericht der ACFE werden knapp 40 Prozent der Betrugsfälle in Unternehmen durch Hinweisgeber enthüllt. Es gibt verschiedene Varianten von Hinweisgebersystemen: Laut einer 2016 veröffentlichten Studie der Ernst & Young GmbH (EY) nutzen über 80 Prozent der befragten Unternehmen ein elektronisches Hinweisgebersystem, 70 Prozent ein E-Mail-Postfach, 64 Prozent eine Telefon-Hotline, 38 Prozent eine Ombudsperson und zwölf Prozent gar kein System.

Praxisbeispiel: Das Business Keeper Monitoring System (BKMS® System)

Hier setzen Hinweisgebersysteme wie das BKMS® System der Business Keeper AG an. Die Anwendung schützt den Hinweisgeber vor Repressalien und hilft Unternehmen und Organisationen weltweit dabei, finanziellen Schäden und Imageverlusten durch die frühzeitige und effektive Aufklärung vorhandener Missstände vorzubeugen.

Bei dem System handelt es sich um eine eigenständige, internetbasierte Kommunikationsanwendung (kein E-Mail-System), die als Anlaufstelle für die Meldung von Risiken, Missständen und Verdachtsfällen dient. Höchste Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit heben das BKMS® System positiv von anderen Anwendungen ab: Hinweisgeber, die über das BKMS® System melden, können nicht zurückverfolgt werden, sofern sie ihre Namen nicht selber angeben oder Anhänge übermitteln; alle Meldungen werden in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland verwahrt; Dritte, darunter auch die Business Keeper AG selbst, haben keinen Zugriff. Als einziges Hinweisgebersystem weltweit wurde das BKMS® System außerdem von unabhängigen Sachverständigen sowohl nach deutschem als auch nach europäischem Datenschutzrecht zertifiziert.

Derzeit wird das BKMS® System an 197 Standorten für Unternehmen und Organisationen unterschiedlicher Branchen und Größe genutzt und ist in rund 60 Sprachen verfügbar. Es garantiert auf Wunsch die vollkommene Anonymität des Hinweisgebers. Vor der Implementierung im Unternehmen finden Evaluierungsgespräche statt, um kundenspezifische Themenschwerpunkte zu identifizieren, zu denen Hinweise erfasst werden sollen.

Maßnahmen

Bevor die Business Keeper AG eine Behörde oder Firma bei der Etablierung des Hinweisgebersystems unterstützt, erfolgt eine Bestandsaufnahme. Als Erstes wird geprüft, ob es bereits ein funktionierendes Compliance Management System (CMS) gibt. Denn der Einsatz eines Hinweisgebersystems wie dem BKMS® System ist kein Selbstläufer, sondern muss, wenn es Erfolg haben soll, in bestehende CMS eingebunden sein. Hierfür gilt es zunächst, eine Compliance-Abteilung einzurichten sowie einen Ethik oder Compliance Officer zu benennen und es bedarf einer klaren Positionierung des Vorstands zum Thema Compliance bzw. Antikorruption. Ein weiterer Schritt besteht darin, Unternehmenswerte festzulegen, die in einem Leitbild, einem Code of Conduct und weiteren Richtlinien festgehalten werden. Diese Werte und Richtlinien müssen gegenüber den externen und internen Stakeholdern, vor allem den Mitarbeitern, kontinuierlich kommuniziert werden. Die Anspruchsgruppen müssen regelmäßig über Ziele, Maßnahmen und Projekte zur Korruptionsprävention informiert und sensibilisiert werden. Durch Trainings und Kommunikationsmaßnahmen muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die Regelungen kennen und einhalten und die Regeln so "mit Leben erfüllt" werden.

Als Nächstes kann dann die Etablierung von Hinweisgebersystemen wie des BKMS® Systems erfolgen, damit Mitarbeiter und ggf. andere Stakeholder die Möglichkeit haben, Compliance-Verstöße weiterzugeben. Um Akzeptanz für das Hinweisgebersystem zu schaffen und potenziellen Hinweisgebern die Angst vor Repressalien zu nehmen, sollte im Vorfeld genau über den Ablauf des Hinweisgebens informiert werden. Die Etablierung von Hinweisgebersystemen sollte zudem mit einem Compliance-Berichtswesen verknüpft werden und eine Compliance-Überwachung bzw. -Dokumentation einbeziehen.

So beugen Sie Korruption mithilfe eines Hinweisgebersystems vor

  • Etablieren Sie stufenweise ein Compliance Management System und schaffen Sie die notwendigen organisatorischen Rahmenbedingungen, wie z.B. die Benennung von verantwortlichen Ansprechpartnern.
  • Definieren Sie klare Unternehmenswerte und Verhaltensregeln (Leitbild, Code of Conduct etc.).
  • Entwickeln Sie Instrumente wie Trainings und mündliche / schriftliche Kommunikationsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre externen und internen Stakeholder die Werte und Regelungen kennen und umsetzen. Hier ist vor allem die glaubhafte, frühzeitige und kontinuierliche Kommunikation an alle Mitarbeiter wichtig.
  • Etablieren Sie ein Hinweisgebersystem, das es Ihren Mitarbeitern und ggf. anderen Stakeholdern ermöglicht, Regelverstöße zu melden und das Ihnen dabei hilft, Missstände frühzeitig aufzuklären, bevor finanzielle und / oder Imageschäden entstehen.
  • Setzen Sie ein Compliance-Berichtswesen auf und etablieren Sie eine Compliance-Überwachung und -Dokumentation.
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